Cách để lưu chứng từ, lưu kho hồ sơ hiệu quả

Lưu trữ kho hồ sơ là việc làm vô cùng cần thiết cho sự hoạt động của công ty. Tuy nhiên hiện nay số lượng hồ sơ, chứng từ tại các công ty thường khá lớn nên việc lưu trữ thường gặp nhiều khó khăn. Bài viết dưới đây xin chia sẻ tới bạn cách lưu trữ kho hồ sơ sao cho hiệu quả nhất.

Chọn tủ lưu trữ phù hợp

Qua thời gian hoạt động, số lượng hồ sơ của công ty sẽ liên tục tăng lên theo cấp số nhân. Việc sử dụng chiếc tủ phù hợp để lưu trữ dữ liệu là việc làm vô cùng cần thiết. Khi lựa chọn tủ, bạn nên lưu ý:

– Lựa chọn tủ chứa nhiều ngăn. Thông thường tại các công ty sẽ có nhiều hồ sơ cần lưu trữ với những kích thước khác nhau. Việc lựa chọn một chiếc tủ nhiều ngăn, kích thước lớn sẽ giúp bạn dễ dàng phân biệt được các loại hồ sơ. Bạn có thể dán giấy tại các ngăn để dễ dàng quản lý.

Bạn đang cảm thấy khó khăn khi chưa tìm được cách lưu trữ hồ sơ hợp lý

Bạn đang cảm thấy khó khăn khi chưa tìm được cách lưu trữ hồ sơ hợp lý

– Lựa chọn tủ treo tường tiết kiệm diện tích văn phòng. Loại tủ này giúp bạn dễ dàng trong việc lưu chứng từ và tìm kiếm giấy tờ dễ dàng nhất.

Phân loại hồ sơ lưu trữ để dễ dàng quản lý

Thông thường, hồ sơ của công ty thường bao gồm rất nhiều loại giấy tờ khác nhau. Để quản lý được thuận tiện, bạn không được để các giấy tờ này lẫn lộn sẽ gây khó khăn khi tìm kiếm. Để phân loại và lưu chứng từ, hồ sơ dễ dàng, hãy tham khảo những gợi ý dưới đây:

– Phân loại giấy tờ theo chủ đề khác nhau để tiện cho quản lý. Với các loại hồ sơ quảng cáo, hồ sơ báo cáo, hồ sơ kế hoạch,…hãy để riêng chúng và ghi tên hồ sơ giúp bạn tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng nhất.

– Phân loại giấy tờ theo các cụm. Sau khi phân loại theo giấy tờ, bạn hãy chia nhỏ các giấy tờ thành các cụm khác nhau. Phân chia mỗi tháng một cụm hoặc mỗi quý một cụm để tiện quản lý.

– Phân loại hồ sơ theo nhóm. Sau khi phân chia giấy tờ theo cụm hãy chia chúng thành từng nhóm nhỏ, tạo thành các khối giấy tờ liên quan tới nhau.

Sau khi phân loại, hãy thực hiện sắp xếp lưu chứng từ khoa học nhất để việc tìm kiếm được dễ dàng. Bạn nên để các file dữ liệu, hồ sơ theo các tên riêng và thực hiện dán ghi chú tên bên ngoài. Đặt chúng lên kệ theo thứ tự thời gian hoặc tính chất giấy tờ, mức độ quan trọng của hồ sơ.

Cách lưu hồ sơ hiệu quả

Cách lưu hồ sơ hiệu quả

Lên danh mục lưu trữ hồ sơ

Việc lên danh mục lưu trữ hồ sơ rất cần thiết và là một công đoạn quan trọng trong lưu trữ kho hồ sơ http://www.luuhoso.com/ . Việc này sẽ giúp bạn quản lý và tìm kiếm hồ sơ thuận tiện nhất. Khi cần tìm hồ sơ, bạn chỉ cần sử dụng các thao tác đơn giản trên máy tính thì dữ liệu về hồ sơ sẽ được cập nhật nhanh chóng như hồ sơ đó đang ở tủ nào, ngăn nào, mục nào,….

Khi bạn muốn thiết lập các bộ hồ sơ mới, hãy cập nhật nhanh chóng vào danh mục các hồ sơ để việc tìm kiếm sau này dễ dàng và tránh các sai sót, nhầm lẫn.

Để việc lưu trữ được nhanh chóng và thuận tiện, hiện nay các công ty thường lựa chọn sử dụng dịch vụ cho thuê kho lưu trữ. Vì thế, nếu công ty bạn có diện tích tương đối hạn hẹp trong khi số lượng tài liệu quan trọng khá lớn thì dịch vụ thuê kho lưu trữ chính là dịch vụ thích hợp.

Trên đây là những chia sẻ về cách lưu trữ kho hồ sơ, lưu chứng từ khoa học và hiệu qua nhất. Hy vọng thông qua những chia sẻ trên, bạn đã có được những kiến thức cơ bản để sắp xếp giấy tờ, tài liệu tối ưu nhất cho việc kinh doanh của đơn vị mình.

Recent Posts